Déclarations de Dons : Comment les Utiliser Correctement et Bénéficier à Votre Congrégation

Soyons honnêtes—l’argent n’est pas le sujet le plus facile à aborder lorsqu’il s’agit de la gestion d’une église. En plus du stress constant pour couvrir les coûts mois après mois, de nombreux membres de votre congrégation peuvent ne pas apprécier que vous en parliez ou demandiez un soutien financier.

Et c’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles il est si important de revoir votre approche des déclarations de dons. Avez-vous déjà envisagé combien cet outil peut être utile, avec de multiples avantages tant pour vous que pour vos membres ? Puisque ChMeetings facilite la gestion des données et des déclarations de contributions de votre église, pourquoi ne pas découvrir comment optimiser cet outil ?

Déclarations de dons—Leur importance pour toutes les congrégations

Oui, l’argent est un sujet controversé. Mais les dirigeants d’église peuvent améliorer leur relation avec leurs membres en utilisant correctement les déclarations de dons. De plus, certaines directives fiscales signifient qu’il est préférable de donner la priorité aux déclarations de dons dès maintenant.

Les églises sont-elles tenues de fournir des déclarations de contribution ?

En résumé, en tant qu’église, vous ne risquez pas forcément d’avoir des problèmes si vous ne délivrez pas de déclarations de dons. De plus, en général, bon nombre de vos membres peuvent estimer ne pas avoir besoin des documents de votre part. Cependant, il existe des cas où les dons des particuliers à des entités à but non lucratif comme les églises sont examinés après la soumission des déclarations fiscales. Si le bureau des impôts exige une preuve des dons, cela peut engendrer beaucoup de temps et d’efforts supplémentaires—pour votre bureau comme pour vos membres—pour rassembler les documents nécessaires.

Cependant, dans les églises où fournir des déclarations de contribution fait partie des processus financiers normaux, les questions fiscales sont traitées rapidement et facilement. Donc, même si vous pensez que les membres ne veulent pas vraiment de ce résumé, ils en ont peut-être besoin plus que vous—ou eux—ne le pensez.

5 Utilisations et avantages des déclarations de dons

En dehors de l’aspect légal et fiscal lié à la contribution d’un membre de l’église, une lettre de contribution d’église apporte de nombreux avantages pratiques tout en renforçant votre relation avec les membres. Voici quelques exemples :

• Elle sert de preuve que vous cherchez à gérer l’argent de la congrégation de manière responsable et transparente.
• Les membres peuvent comparer les données avec les leurs et poser des questions sur d’éventuelles divergences, ce qui peut être une simple erreur humaine mais aide aussi à prévenir la fraude.
• Sans surcharger leurs boîtes de réception, vous avez l’occasion de partager la fidélité de Dieu au cours des derniers mois.
• Même les experts en affaires les plus renommés vous diront l’importance de dire ‘merci’, et ce principe s’applique également dans les environnements ecclésiaux. Une lettre de contribution d’église exprimant votre gratitude pour le soutien continu peut faire beaucoup pour instaurer la confiance et assurer la fidélité de vos membres. Vous ne voulez pas que quelqu’un ait l’impression que le sacrifice d’une partie de son argent durement gagné est pris pour acquis.
• Un relevé peut servir de rappel pour un soutien futur. Ne craignez pas qu’il soit perçu comme une incitation à faire plus de dons. Nombre de vos membres peuvent apprécier le rappel d’une cause qu’ils souhaitent soutenir, mais qu’ils ont peut-être oubliée dans l’agitation de la vie quotidienne.

Quand envoyer les déclarations de dons

En fonction des ressources humaines disponibles dans votre bureau d’église, vous pouvez trouver un flux de travail qui vous convient. Assurez-vous que l’envoi des détails sur les contributions d’église ne met pas trop de pression sur vos employés ou bénévoles.

Cependant, n’oubliez pas que les logiciels et outils numériques comme ChMeetings simplifient la saisie des données et la compilation de rapports, tels que les déclarations de dons. Vous pouvez les personnaliser selon vos besoins et préférences, ce qui ne prend pas beaucoup de temps.
En fonction de vos flux de travail et de vos ressources, considérez les points suivants pour planifier les délais d’envoi des documents de déclaration de contribution de votre église :

• Janvier : De nombreux membres peuvent en avoir besoin pour des raisons fiscales, car ils reçoivent des documents tels que les formulaires W-2 et 1099-misc au cours du mois de janvier. Fournissez-leur votre déclaration de dons au plus tard le 31 janvier de chaque année, afin qu’ils disposent de tout ce qu’il faut pour soumettre leurs déclarations fiscales avec précision.
• Projets : Partagez les contributions mises à jour des membres après avoir demandé un soutien pour un projet spécifique. Vous pouvez annoncer le montant total collecté jusqu’à présent, ce qui pourrait inciter certains membres à participer à cette réussite.
• Sermons : Comme la Bible aborde le sujet de l’argent à plusieurs reprises, envisagez de partager un sermon sur le sujet et d’envoyer ensuite des déclarations de dons. Incluez du matériel supplémentaire qui enseigne sur ce thème et invite les gens à revoir leurs finances à la lumière des principes divins. Évitez de paraître moralisateur—invitons plutôt les individus à venir discuter de leurs préoccupations afin que vous puissiez prier pour une guidance divine sur ce sujet.

• Communication générale : Intégrez les déclarations de dons dans d’autres communications de l’église, comme des bulletins réguliers.

En partageant ces relevés plus régulièrement, les membres pourront être plus à l’aise pour discuter du sujet et aussi intégrer Dieu dans leur planification financière.

Caractéristiques des déclarations de dons dynamiques

Un facteur clé qui déterminera si vos déclarations de dons seront un outil utile est leur contenu précis. Voici une liste de contrôle des exigences pour les déclarations de contribution à prendre en compte lors de leur création :

• Personnalisation : Les petits détails envoient des messages puissants. Par exemple, ajoutez le logo de l’église pour un effet plus professionnel et personnel.
• Lettre d’accompagnement : Joignez une lettre pour exprimer votre gratitude et partager d’autres informations mentionnées dans cet article.
• Données précises : Avant d’envoyer les déclarations, assurez-vous que vos dossiers sont à jour.
• Ton et message : Adoptez un ton amical plutôt qu’un style trop formel dans votre lettre d’accompagnement.
• Autres informations statistiques : L’argent n’est pas la seule donnée importante. Partagez des informations sur le nombre de baptêmes, l’augmentation des membres de l’église ou combien de personnes vous avez servies lors de la dernière mission.

• Utilisation des fonds : Informez les membres de ce que leurs contributions permettent d’accomplir, que ce soit pour les dépenses générales de l’église, le travail missionnaire ou les projets communautaires.
• Perspectives d’avenir : Inspirez les membres à continuer de soutenir l’église en partageant des informations sur les projets futurs.
• Personnalisation : Utilisez des logiciels pour adresser personnellement les membres dans la lettre de contribution, rendant ainsi la déclaration plus personnelle.
• Méthode de communication : Réduisez l’impression en envoyant les relevés au format PDF. Les membres peuvent apprécier cette approche plus écologique.
• Options de paiement : Montrez à quel point il est facile de gérer les contributions à venir en ajoutant des détails bancaires et des options de paiement en ligne via une plateforme comme ChMeetings, ou en les informant des systèmes de prélèvement automatique ou de votre compte PayPal.

Cinq manières de gérer les contributions de votre congrégation

ChMeetings est conçu pour les églises ET leurs membres. Comme notre application est très conviviale, vos membres prendront plaisir à l’utiliser aussi. Et ‘Don’ est l’une de nos fonctionnalités les plus populaires.

Vous êtes assisté par :

• Une collecte et un suivi faciles des paiements des contributeurs
• La création de déclarations est simplifiée
• En ajoutant votre logo, vous partagez votre marque à travers toutes les communications
• La plateforme aide à créer des étiquettes pour des envois postaux ou des copies numériques par e-mail aux membres
• Vous pouvez facilement suivre les montants promis avec les contributions réelles—une déclaration de don est l’outil idéal pour rappeler aux membres leur engagement à soutenir des projets

Tous les outils sont disponibles pour simplifier la saison des déclarations de dons pour vous ! Alors, comment pouvons-nous vous aider ?