Spendenbescheinigungen – Wie man sie richtig verwendet und der Gemeinde zugutekommt

Seien wir ehrlich – Geld ist nicht das einfachste Thema, um darüber in der Kirchenleitung zu sprechen. Abgesehen vom kontinuierlichen Stress, die monatlichen Kosten zu decken, werden viele Mitglieder Ihrer Gemeinde es möglicherweise nicht schätzen, wenn Sie darüber predigen oder um finanzielle Unterstützung bitten.

Und dies ist nur einer der vielen Gründe, warum es so wichtig ist, Ihre Herangehensweise an Spendenbescheinigungen zu überprüfen. Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie nützlich dieses Werkzeug sein kann, mit vielen Vorteilen sowohl für Sie als auch für Ihre Mitglieder? Da ChMeetings es so einfach macht, die Spenden- und Beitragsdaten Ihrer Kirche zu verwalten, warum entdecken Sie nicht, wie Sie dieses Tool optimieren können?

Spendenbescheinigungen—Ihre Bedeutung in allen Gemeinden

Ja, Geld ist ein umstrittenes Thema. Aber Kirchenleiter können ihre Beziehung zu den Mitgliedern verbessern, wenn sie Spendenbescheinigungen korrekt verwenden. Darüber hinaus bedeuten bestimmte steuerliche Richtlinien, dass es besser ist, Spendenbescheinigungen ab sofort zu einer Priorität zu machen.

Sind Kirchen verpflichtet, Spendenbescheinigungen auszustellen?

Kurz gesagt: Als Kirche müssen Sie nicht unbedingt in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie keine Spendenbescheinigungen ausstellen. Viele Mitglieder Ihrer Gemeinde fühlen sich möglicherweise nicht verpflichtet, die Papiere von Ihnen zu erhalten. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Spenden von Einzelpersonen an gemeinnützige Organisationen wie Kirchen nach der Steuererklärung überprüft werden. Wenn das Finanzamt einen Nachweis über Spenden verlangt, kann dies viel zusätzliche Zeit und Aufwand erfordern—sowohl für Ihr Büro als auch für Ihre Mitglieder—um die erforderlichen Dokumente zusammenzustellen.

In Kirchen, in denen die Bereitstellung von Spendenbescheinigungen Teil der normalen Finanzverwaltungsprozesse ist, werden steuerliche Rückfragen schnell und einfach bearbeitet. Selbst wenn Sie denken, dass die Mitglieder diese Zusammenfassung nicht wirklich wollen, könnten sie sie mehr brauchen, als Sie oder sie denken.

5 Verwendungen und Vorteile von Spendenbescheinigungen

Abgesehen von den rechtlichen und steuerlichen Aspekten im Zusammenhang mit den Spenden einer Person, bietet das Ausstellen eines Spendenbriefes mehrere praktische Vorteile und stärkt die Beziehung zu Ihren Mitgliedern. Hier einige Beispiele:

• Es dient als Nachweis dafür, dass Sie die Finanzen der Gemeinde verantwortungsvoll und transparent verwalten.
• Die Mitglieder können die Daten mit ihren eigenen vergleichen und Unstimmigkeiten nachfragen, die zwar einfache menschliche Fehler sein können, aber auch dazu beitragen, Betrug zu verhindern.
• Ohne deren Posteingänge zu überfluten, haben Sie die Gelegenheit, über Gottes Treue in den letzten Monaten zu berichten.
• Selbst führende Geschäftsexperten sagen Ihnen, wie wichtig es ist, ‘Danke’ zu sagen, und dieses Prinzip gilt auch in Kirchenumfeldern. Ein Spendenbrief, der Ihre Dankbarkeit für die fortlaufende Unterstützung ausdrückt, kann viel dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und die Loyalität der Mitglieder zu sichern. Niemand soll das Gefühl haben, dass das Opfern eines Teils ihres hart verdienten Geldes als selbstverständlich angesehen wird.
• Ein Spendenbescheid kann auch eine Erinnerung an zukünftige Unterstützung sein. Fürchten Sie nicht, dass es als Andeutung auf mehr Spenden gesehen wird. Viele Ihrer Gemeindemitglieder werden die Erinnerung an eine Sache, die sie unterstützen möchten, zu schätzen wissen, die sie im Trubel des normalen Lebens möglicherweise vergessen haben.

Wann sollten Spendenbescheinigungen versendet werden?

Je nach Arbeitsaufwand in Ihrem Kirchenbüro können Sie einen Workflow finden, der für Sie funktioniert. Stellen Sie sicher, dass das Versenden von Spendenzahlen Ihre Mitarbeiter oder Freiwilligen nicht übermäßig belastet.

Denken Sie jedoch daran, dass Software und digitale Tools wie ChMeetings das Erfassen von Daten und das Erstellen von Berichten, wie z. B. Spendenbescheinigungen, erleichtern. Sie können es an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben anpassen, sodass es nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.

Je nach Ihrem Arbeitsablauf und den verfügbaren Ressourcen sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, um Zeitpläne für das Versenden der Spendenbescheinigungen Ihrer Kirche zu planen:

• Januar: Viele Mitglieder benötigen die Bescheinigung für steuerliche Zwecke, und sie erhalten Dokumente wie das W-2-Formular und 1099-misc-Formulare im Januar. Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Spendenbescheinigung spätestens am 31. Januar eines jeden Jahres erhalten, damit sie alle Unterlagen haben, um ihre Steuererklärung korrekt einzureichen.
• Projekte: Teilen Sie aktualisierte Mitgliedsbeiträge mit, nachdem Sie um Unterstützung für ein bestimmtes Projekt gebeten haben. Sie können Nachrichten über den bisher erhaltenen Gesamtbetrag teilen, was einige Mitglieder dazu inspirieren könnte, Teil der Erfolgsgeschichte zu werden.
• Predigten: Da die Bibel mehrfach über Geld spricht, ziehen Sie in Betracht, eine Predigt zu diesem Thema zu halten und die Spendenbescheinigungen kurz danach zu versenden. Fügen Sie zusätzliches Material bei, das das Thema lehrt und die Menschen einlädt, ihre Finanzen im Licht von Gottes Prinzipien zu überprüfen. Vermeiden Sie es, bevormundend zu wirken – laden Sie die Einzelnen stattdessen ein, ihre Bedenken zu äußern, damit Sie für göttliche Führung zu diesem Thema beten können.

• Allgemeine Kommunikation: Machen Sie Spendenbescheinigungen zu einem Teil der anderen Kirchenkommunikation, wie z.B. regelmäßigen Newslettern.

Indem Sie Bescheinigungen regelmäßiger teilen, können Mitglieder sich wohler fühlen, das Thema zu besprechen und Gott auch in ihre Finanzplanung einzubeziehen.

Eigenschaften von dynamischen Spendenbescheinigungen

Ein wichtiger Faktor, der darüber entscheidet, ob Ihre Spendenbescheinigungen ein nützliches Werkzeug sind, ist ihr exakter Inhalt. Hier ist eine Checkliste mit Anforderungen für die Erstellung von Spendenbescheinigungen:

• Individualisierung: Kleine Details senden starke Botschaften. Fügen Sie z.B. das Kirchenlogo hinzu, um mehr Professionalität und einen persönlicheren Ansatz zu vermitteln.
• Begleitschreiben: Fügen Sie ein Begleitschreiben bei, um Raum für Dankbarkeit und andere Details zu schaffen, die in diesem Artikel erwähnt werden.
• Genaue Daten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufzeichnungen vor dem Versenden der Bescheinigungen auf dem neuesten Stand sind.
• Ton und Botschaft: Seien Sie freundlich und nicht zu geschäftlich in Ihrem Begleitschreiben.
• Weitere statistische Informationen: Geld ist nicht die einzige wichtige Information. Teilen Sie mit, wie viele Taufen es gab, wie sich die Mitgliederzahl der Kirche erhöht hat oder wie viele Menschen bei der letzten Veranstaltung erreicht wurden.

• Verwendung der Mittel: Lassen Sie die Mitglieder wissen, was ihre Spenden bewirken, indem Sie über die allgemeinen Ausgaben der Kirche informieren und auch über den Anteil, den Sie für Missionarische Arbeit oder Gemeinschaftsprojekte aufwenden konnten.
• Ausblick: Inspirieren Sie die Mitglieder dazu, weiterhin zu unterstützen, indem Sie kommende Kirchenprojekte vorstellen.
• Personalisierung: Verwenden Sie Software, um die Mitglieder mit ihrem Namen in der Spendenbescheinigung anzusprechen, was die Bescheinigung persönlicher macht.
• Kommunikationsmethode: Reduzieren Sie den Druckaufwand, indem Sie die Bescheinigungen als PDFs versenden. Die Mitglieder werden möglicherweise einen nachhaltigeren Ansatz zu schätzen wissen.
• Bezahloptionen: Zeigen Sie, wie einfach es ist, zukünftige Beiträge zu verwalten, indem Sie Bankdaten und Online-Zahlungsoptionen über eine Plattform wie ChMeetings hinzufügen oder sie über Lastschriftverfahren oder Ihr PayPal-Konto informieren.

Fünf Möglichkeiten, wie Sie die Beiträge Ihrer Gemeinde verwalten können

ChMeetings wurde mit dem Fokus auf Kirchen UND ihre Mitglieder entwickelt. Da unsere App so benutzerfreundlich ist, werden Ihre Mitglieder sie ebenfalls gerne nutzen. Und ‘Giving’ ist eines unserer beliebtesten Features.

Sie sind durch die folgenden Funktionen gestärkt:

• Erfassen und Verfolgen der Zahlungen aller Beitragenden mit Leichtigkeit
• Es ist super einfach, Spendenbescheinigungen zu erstellen
• Durch das Hinzufügen Ihres Logos können Sie Ihre Marke in allen Kommunikationskanälen teilen
• Die Plattform hilft bei der Erstellung von Adressaufklebern für den Versand oder digitalen Kopien, die per E-Mail an Mitglieder gesendet werden
• Sie können leicht versprochene Beträge mit tatsächlichen Beiträgen verfolgen – eine Spendenbescheinigung ist das ideale Werkzeug, um Mitglieder an ihr Engagement zur Unterstützung von Projekten zu erinnern

Alle Tools stehen zur Verfügung, um Ihnen die Spendenbescheinigungs-Saison zu erleichtern! Wie können wir Ihnen helfen?