Essentials of Church Management

5 Essenciais da Gestão de Igrejas

Na ChMeetings, entendemos o quanto a organização e a gestão eficaz são importantes para administrar uma igreja. De fato, mais de 2.000 igrejas e dioceses confiam em nosso software de gestão de igrejas baseado na nuvem.

O futuro dos softwares de gestão de igrejas é promissor, com o tamanho do mercado esperado para crescer 5% anualmente nos próximos anos. O tamanho do mercado atualmente é de cerca de US$ 200 milhões e provavelmente ultrapassará US$ 300 milhões por volta de 2030.

Hoje, vamos analisar os 5 elementos essenciais da gestão de igrejas e explicar como nosso software pode ajudar. Nosso guia explorará como administrar uma igreja de forma mais eficaz por meio da tecnologia e de métodos mais tradicionais. Vamos começar?

Visão geral da gestão eficaz de igrejas

Há muitas etapas que você pode seguir para melhorar a administração de igrejas, desde como planejar e organizar eventos até a gestão mais eficiente das instalações.

Áreas-chave a serem priorizadas:

  • Alcançar sua comunidade de forma mais eficaz por meios convencionais e online.
  • Melhorar como você planeja e orça para o futuro.
  • Criar um ambiente acolhedor e atraente para aumentar a retenção de fiéis, funcionários e voluntários.
  • Usar tecnologia para melhorar a gestão da igreja.
  • Aprimorar suas habilidades e capacidade de gerenciamento de instalações.
  • Operar de maneira mais organizada.
  • Ser estratégico na forma de gerir e operar.

Como o ChMeetings pode ajudar você

1 - Recursos do software de gestão

Nosso software possui uma variedade de recursos para melhorar a gestão de igrejas.

Oferecemos recursos nas seguintes áreas:

  • Pessoas – Crie e acompanhe perfis e gerencie famílias.
  • Grupos – Atribua funcionários ou voluntários a grupos online, facilitando o trabalho, o planejamento e a comunicação.
  • Eventos e Check-In – Gerencie todos os seus eventos em um local fácil de usar.
  • Doações – Permita que os membros façam doações online e offline.
  • Acesso dos Membros – Habilita os membros a contribuir online, atualizar dados relevantes sobre si mesmos e se inscrever em eventos.

 

Recursos adicionais incluem criar e personalizar listas de ações e a capacidade de configurar e compartilhar formulários.

Inscreva-se no ChMeetings hoje e comece a usar nosso software gratuitamente!

Os cinco elementos essenciais da gestão de igrejas

Há muitas áreas a considerar ao gerenciar uma igreja. No entanto, reduzimos as coisas ao que acreditamos serem os cinco passos mais essenciais. Você pode alcançar muitos desses objetivos usando o ChMeetings.

1- Orçamento para gestão de igrejas

Com recursos limitados, uma igreja precisa estruturar seu processo de orçamento. É necessário considerar todas as despesas necessárias e como priorizar seus gastos.

Você deve incluir as seguintes abordagens:

  • Crie um orçamento anual no início do ano fiscal.
  • Realize reuniões de revisão com os membros do conselho pelo menos quatro vezes por ano.*

*Essas reuniões de revisão podem ajudar a avaliar se a igreja está mantendo-se dentro do orçamento. Caso sejam identificados problemas durante a reunião, esta é uma oportunidade perfeita para ajustar os planos e realocar fundos, conforme necessário.

Um orçamento da igreja pode incluir os seguintes itens:

  • Serviços públicos
  • Manutenção
  • Pagamentos de funcionários
  • Materiais para educação religiosa
  • Literatura, como a Bíblia
  • Materiais de escritório
  • Despesas com correio
  • Fundos para eventos especiais
  • Materiais de limpeza

Seu orçamento também deve incluir uma reserva para emergências. Reserve no mínimo 10% de sua receita mensal para emergências. Afinal, não sabemos o que o amanhã trará e, embora esperemos evitar despesas inesperadas (por exemplo, reparos por danos causados por enchentes), é sempre bom estar preparado.

É aceitável realocar parte desses fundos para outras despesas no final do ano fiscal. No entanto, recomendamos manter a maior parte, senão a totalidade, do seu fundo de emergência para o próximo ano. Isso faz sentido, pois um desastre pode ocorrer logo no início do novo ano fiscal. Você deve garantir que sempre tenha fundos de emergência, independentemente de ser no início, no final ou no meio do ano financeiro. Com o tempo, você pode descobrir que é possível realocar mais fundos de emergência (em valores totais) no final de um ano fiscal, dependendo de quanto foi acumulado de um ano para o outro.

Para fornecer um exemplo, digamos que você economize $500 por mês em fundos de emergência a partir de janeiro de 2023 e (supondo que nenhuma emergência ocorra) realoque 30% do fundo de emergência no final de cada ano. Até 2027, você terá economizado $16.800. Nesse ponto, pode decidir realocar 60% desse fundo, reduzindo-o para $8.400 antes de retornar à realocação de 30% nos anos seguintes. A ideia é adotar uma abordagem cautelosa, mas flexível, ao realocar fundos de emergência.

2- Governança do conselho e legalidade

Sua igreja deve estar em conformidade com as leis aplicáveis nos níveis local, estadual e federal. Também é importante reconhecer riscos, sejam eles legais ou de outra natureza.

Exemplos de gestão de riscos incluem:

  • Triagem de voluntários – Você deve realizar uma triagem de todos os voluntários para garantir que eles não tenham antecedentes criminais. O principal motivo é proteger as crianças, e muitos estados exigem por lei que voluntários que trabalham com crianças passem por verificações de antecedentes. Além disso, você também quer proteger os membros adultos da igreja e, por fim, evitar que alguém com intenção de roubar itens da igreja se voluntarie.
  • Segurança no campus – É importante avaliar os riscos à saúde e segurança em geral e implementar as medidas apropriadas, se ainda não estiverem em vigor. Isso deve ser feito em conformidade com as leis e regulamentos locais. Naturalmente, você deve ir além na avaliação de riscos caso existam preocupações adicionais (por exemplo, verificar se todas as velas da igreja estão estáveis ou se alguma corre o risco de cair e causar um incêndio). Olhe ao redor e tente identificar perigos que podem não ser óbvios à primeira vista.

A gestão de riscos não se resume apenas à questão da responsabilidade; é, claro, também uma preocupação moral. Para alinhar-se à visão de Deus, uma igreja deve garantir que todos estejam seguros, tanto de perigos quanto de pessoas perigosas.

Outro ponto sobre manter os membros seguros é estar ciente de que a triagem de voluntários sozinha pode não proteger as crianças. Isso ocorre em parte porque, de acordo com o Departamento de Justiça dos EUA, 23% dos ofensores sexuais tinham menos de 18 anos quando cometeram um crime.

Realizar verificações de antecedentes em menores é mais complexo do que em adultos. No entanto, geralmente é permitido quando certas etapas são seguidas (por exemplo, com a aprovação dos pais). Em caso de dúvida, consulte as leis estaduais locais.

Se você não puder ou não quiser realizar verificações de antecedentes em menores de 18 anos, o treinamento e a supervisão serão fundamentais para proteger as crianças. De fato, essas medidas podem ajudar a manter todos seguros, mesmo que todos os voluntários tenham passado por triagens. Afinal, uma pessoa não precisa ter antecedentes criminais para representar uma ameaça.

Você também deve considerar as seguintes preocupações políticas e culturais:

  • As pessoas são responsabilizadas em sua igreja? Ou, se nunca surgiram problemas, você considera provável que elas seriam responsabilizadas? Estamos nos referindo a infrações que não são criminais (ou seja, quebrar uma regra da igreja ou mentir). É claro que, se você suspeitar que alguém cometeu um crime, deve entrar em contato com a polícia.
  • Existe um plano para lidar com alegações de maneira adequada e séria, caso surjam? Mais uma vez, você deve tomar as medidas apropriadas, envolvendo as autoridades policiais, se houver suspeita de criminalidade.
  • Existe um plano para notificar as autoridades competentes sobre uma preocupação ou alegação criminal, se necessário?

Felizmente, a gestão de igrejas nessa área está melhorando. Em 2016, disputas de propriedades substituíram má conduta sexual como o principal motivo para as igrejas irem aos tribunais. Isso é, provavelmente, resultado da redução de má conduta sexual devido a políticas, supervisão, treinamento e triagem melhores.

É importante lembrar que adultos, assim como crianças, podem ser vítimas de comportamentos inadequados, assédio ou intimidação. Portanto, você também deve tomar medidas para proteger os membros adultos e todos os frequentadores da igreja.

Outro assunto relacionado à lei e à gestão de riscos é a governança do conselho. Supondo que você seja uma organização 501c3, deve seguir os requisitos para tais organizações conforme estabelecido pelo IRS. Por exemplo, sua igreja deve ter uma governança de conselho se for uma organização 501c3.

A governança do conselho envolve:

  • Supervisionar o orçamento do ministério, conformidade legal, gestão de riscos e despesas de capital. 
  • Garantir a gestão adequada dos recursos da igreja.

Idealmente, o conselho deve ter membros com formações em diversas áreas, como negócios e direito.

3- Utilizando a tecnologia em geral

Existem muitas maneiras de usar a tecnologia para melhorar a gestão da igreja, alcançar os fiéis de forma mais eficaz e arrecadar dinheiro para a igreja e/ou causas especiais.

Aqui estão algumas maneiras de usar a tecnologia para melhorar as operações da igreja:

  • Atualizando seu site – É importante manter o conteúdo do site atualizado, caso contrário, os usuários da web provavelmente não retornarão. Se não houver nada novo no site após um mês, a maioria assumirá que ele está inativo. Idealmente, você deve agendar atualizações do site semanalmente, quinzenalmente ou, no mínimo, mensalmente. 
  • Gerenciando redes sociais – Você deve postar várias vezes por semana, ou mais. A boa notícia sobre as plataformas de redes sociais é que muitas permitem agendar postagens com antecedência. Isso pode economizar tempo e facilitar o planejamento da semana seguinte. Alguns conteúdos que você pode incluir são textos e imagens relacionados a serviços recentes, passagens bíblicas e/ou notícias de eventos futuros da igreja.
  • Newsletters baseadas na web – Considere produzir uma newsletter semanal ou mensal que os fiéis possam receber por e-mail. Considerando que a probabilidade de frequentar a igreja aumenta com a idade, também deve-se fornecer uma versão física para distribuir pessoalmente após um serviço ou enviar pelo correio para os congregantes mais tradicionais. De fato, você pode descobrir que até mesmo pessoas com menos de 65 anos preferem essa opção. No entanto, não se esqueça de levar em conta as despesas de envio.
  • Pagamentos por e-mail – Uma ótima maneira de aumentar as doações online é adicionar um botão de doação aos e-mails. Isso pode ser incluído em newsletters ou outros e-mails em massa (por exemplo, um grande anúncio).

Arrecadações online – Você pode usar o ChMeetings para permitir que usuários da web contribuam para sua igreja por meio de um link de doação personalizado, PayPal ou Stripe. Nosso software permite adicionar e rastrear contribuições, bem como exportar esses dados e enviar ou imprimir demonstrativos. Tudo isso é feito facilmente configurando demonstrativos e listas de envio por meio do nosso portal online amigável.

Envie notificações para grupos ou membros separados

Hoje, muitas soluções para igrejas são alcançadas por meio da tecnologia moderna, permitindo que cristãos ao redor do mundo usem o novo para preservar o antigo. Para mais informações sobre o que oferecemos, confira nossa página de recursos abrangente.

Além disso, mencionamos que podemos ajudá-lo a criar seu próprio aplicativo personalizado? Isso mesmo, podemos aproximar sua igreja dos congregantes com um aplicativo móvel específico para sua igreja. Esta é uma excelente maneira de manter-se conectado e garantir que seus congregantes estejam sempre atualizados.

Aplicativo de igreja personalizado com marca

4- Gerenciando metas e estratégias da igreja

Uma maneira eficaz de gerenciar metas em qualquer organização envolve dividi-las em listas diárias, semanais e mensais. Em vez de simplesmente seguir o fluxo e lidar com eventos e operações conforme surgem, listar metas em detalhes pode tornar a gestão da igreja mais fácil e reduzir o risco de problemas.

Dividir projetos em tarefas menores pode simplificar a vida dos administradores da igreja. Para isso, o administrador deve analisar todos os projetos e metas e determinar quais seriam seus componentes. Em seguida, pode criar um cronograma diário, semanal e mensal para lidar com essas tarefas.

Naturalmente, uma lista de tarefas diárias seria composta por tarefas individuais mais específicas do que uma lista semanal ou mensal. Estas últimas se concentrariam mais em objetivos gerais e metas para o período de tempo definido.

Manter os frequentadores da igreja informados sobre os planos futuros também é uma boa ideia. Isso pode reduzir o risco de insatisfação por parte dos frequentadores devido a mudanças repentinas na forma como a igreja opera.

Aqui estão maneiras de comunicar planos futuros de forma eficaz aos frequentadores da igreja:

  • Seja transparente sobre o que está planejado para o futuro da igreja
  • Permita que os frequentadores enviem tanto reclamações quanto ideias construtivas
  • Certifique-se de que os congregantes estejam cientes das mudanças com bastante antecedência
  • Peça apoio e orações à medida que a igreja avança
  • Organize eventos sociais para os frequentadores

A estratégia também é essencial para garantir o crescimento futuro. Provavelmente você já tem uma visão e missão de longo prazo definidas nesta fase. Se não tiver, podemos ajudar. Um plano estratégico pode permitir que você implemente sua visão e missão de maneira eficaz. A missão, neste contexto, significa seus objetivos e ambições de longo prazo como igreja, e não missões físicas para espalhar o cristianismo.

Exemplos de gestão eficaz da estratégia da igreja:

  • Ajudando os sem-teto – Se um dos seus objetivos é apoiar pessoas sem-teto em sua área, vale a pena criar um plano e estruturar como você abordará isso anualmente. Assim como você deve planejar o orçamento para o próximo ano, também deve estruturar planos para alcançar metas que atualmente podem ser muito amplas ou abstratas. Obviamente, você deve deixar espaço para espontaneidade, como no caso de sua igreja encontrar uma família sem-teto que você gostaria de ajudar prontamente. Este é um exemplo de onde um fundo de emergência poderia ser útil.
  • Atraindo mais frequentadores – A internet é uma maneira fantástica de atrair cristãos em sua área que talvez não conheçam sua igreja (talvez porque acabaram de se mudar) ou que ainda não se sentiram inspirados a frequentá-la. Considere os passos e tarefas que você deve realizar para alcançar essa meta (por exemplo, você pode anunciar quando e onde será realizado um próximo serviço nas redes sociais).

Conforme mencionado, sua estratégia da igreja está relacionada à sua missão geral. Você pode resumir sua missão e estratégia com uma declaração de missão única.

Aqui estão algumas declarações de missão hipotéticas:

  • Aproximando você de Deus por meio da liderança enquanto constrói esperança para o futuro
  • Ajudando os cristãos a redescobrir sua conexão com Deus
  • Permitir que você desenvolva um relacionamento mais próximo com Deus enquanto estabelece um maior senso de comunidade e pertencimento na Terra
  • Mostrando o caminho de Jesus Cristo por meio de comunicação autêntica e empática
  • Trazendo a luz de Jesus aos corações e mentes dos cristãos

Provavelmente você já possui uma declaração de missão existente. No entanto, se não tiver, recomendamos que sua declaração de missão resuma sua visão e metas em uma ou duas frases.

Para fins de brainstorming, pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:

  • O que você está tentando oferecer aos frequentadores em relação a Deus? (por exemplo, melhorar o relacionamento deles com Deus é sua principal prioridade? Ou talvez seja espalhar a palavra e o amor de Deus de forma mais eficaz?).
  • Você quer que sua declaração de missão seja exclusivamente sobre o espiritual e celestial, ou gostaria de tocar em sua visão para questões terrenas também, como ajudar a comunidade local?
  • Como você pode comunicar sua visão e metas de forma mais eficaz? Vale a pena rascunhar e revisar sua declaração de missão até que ela seja o mais concisa possível e tenha uma boa leitura.

5- Gestão de instalações

A consideração mais importante aqui é a manutenção. Isso, é claro, está relacionado à saúde e segurança. É importante reparar ou substituir objetos e instalações quando necessário.

Além disso, certifique-se de que sua igreja esteja sempre limpa. Idealmente, você deve contratar um zelador para realizar esse trabalho. Além disso, a menos que esteja satisfeito com a aparência atual de sua igreja, considere como ela poderia ser redecorada para se tornar um espaço visualmente mais atraente.

Recomendamos o uso de um plano de manutenção programado. Anote qual manutenção é necessária quando surgir um problema e agende um contratante para resolver a questão o mais rápido possível. Alguns contratantes também oferecem um serviço de emergência.

Exemplos de manutenção de emergência incluem:

  • Inundações significativas*
  • Vazamentos de gás*
  • Aquecimento indisponível

*Nesses casos, se você não conseguir entrar em contato com um contratante pelo número de emergência, poderá entrar em contato com os serviços de emergência, pois esses problemas representam um risco imediato à saúde e segurança. No caso de uma inundação grave, você deve sempre ligar para o 911 assim que estiver em segurança para fazê-lo.

Se sua igreja estiver sofrendo com vazamentos de gás, você deve desligar o fornecimento de gás, apagar chamas abertas e sair da propriedade. Só faça uma chamada telefônica quando estiver do lado de fora, pois até mesmo uma ligação feita dentro do ambiente pode causar a ignição do gás vazando. Além disso, NÃO ligue ou desligue nenhum interruptor elétrico antes de sair do local. Nem é preciso dizer que todos devem evacuar se houver suspeita de vazamento de gás.

Uma evacuação imediata também pode ser necessária em caso de inundação. Claro, isso dependerá da extensão da inundação, mas, em caso de dúvida, não corra riscos e certifique-se de que todos saiam. Você também deve se deslocar para um terreno mais elevado em caso de inundação severa. Somente quando estiver seguro deve ligar para o 911. Se não houver perigo, no entanto, você pode entrar em contato com a autoridade local de resposta a inundações.

Considerações adicionais:

Aqui estão algumas áreas adicionais que você não deve negligenciar:

  • Apoiar seus funcionários e voluntários (por exemplo, reserve um tempo para reconhecer o trabalho deles e certifique-se de que eles tenham os recursos necessários para atingir seus objetivos).
  • Certifique-se de oferecer um ambiente acolhedor para todos.
  • Gerencie melhor como você, seus funcionários e voluntários realizam o trabalho. Refletir sobre o assunto e discutir isso em reuniões pode ajudar a descobrir abordagens mais eficientes para as tarefas diárias.
  • Faça planos adequados para o futuro, particularmente à luz da diminuição da membresia das igrejas.
  • Planeje eventos e considere quais tipos de eventos seriam mais adequados para sua congregação. Algumas ideias incluem uma corrida de 5 km, gala da igreja e leilão silencioso.
  • Você também pode utilizar o ChMeetings para gerenciar de forma eficaz sua equipe de funcionários e/ou voluntários. Isso é possível com nossos recursos de criação de grupos.
  • As avaliações da igreja podem ajudar a manter a igreja no caminho certo com suas metas e objetivos. Reuniões trimestrais devem ser suficientes. Essas reuniões são uma oportunidade para determinar onde a igreja está superando expectativas e em quais áreas está ficando para trás e por quê.

Inscreva-se no ChMeetings hoje para ajudar a gerenciar sua igreja

Hoje analisamos os cinco elementos essenciais da administração de igrejas e discutimos algumas considerações adicionais. 

O ChMeetings pode ajudá-lo com todos os aspectos essenciais e muito mais. Somos um dos sistemas de gestão de igrejas mais respeitados e premiados disponíveis. Nosso software de gestão de igrejas baseado na nuvem recebeu diversos prêmios, como os prêmios de melhor valor e melhor facilidade de uso da Capterra em 2021. O Software Advice também classificou o ChMeetings como seu software mais recomendado no mesmo ano.

Comece a usar o ChMeetings hoje sem gastar um centavo! 

Boa sorte e que Deus abençoe.

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