برنامج إدارة وتنظيم الإجتماعات

إذا كنت أمين خدمة, أو مسؤول عن أى إجتماع كنسى, وتريد التسجيل فى برنامج إدارة وتنظيم الإجتماعات الكنسية, فسوف تجد من السهل اختيار البرنامج للتسجيل فيه وذلك من صفحة التسجيل الرئيسية فى برنامج ChMeetings .

يحتوى برنامج إدارة الإجتماعات على الكثير من المميزات والتفاصيل التى تساعد الخادم فى إدارة و تنظيم الإجتماع و متابعه و إفتقاد الأعضاء .

 إدارة بيانات الأعضاء (المخدومين)

  • يمكنك إضافة و تعديل بيانات الأعضاء من (بيانات خاصه, صوره المخدوم, بيانات العنوان والتى تم ربطها بخرائط جوجل), وبيانات التواصل مثل (الموبيل, فيسبووك,البريد الإلكتروني,… ), بيانات العمل و المؤهل, بيانات التعليم, بيانات روحية.
  • خاصية البحث المُتَقَدِم فى جميع بيانات الأعضاء, مع إمكانية حفظ نتائج البحث على هيئة تقرير يمكن إعادة إستخدامه لاحقاً.
  • كما يمكن ارسال رسالة نصية على الموبيل او تصدير البيانات الى ملف اكسيل.
  • استخدام خاصية البحث السريع عن أى عضو (والتى يمكنك استخدامها من شريط الأدوات أثناء إستخدام أى صفحة فى البرنامج), ويمكنك عرض جميع بياناته من (بيانات شخصية, إفتقاد ومتابعة, ملاحظات).
  • إمكانية إدخال بيانات الأعضاء بإستخدام ملفات Excel الى البرنامج من صفحه الأعضاء, و سوف يساعدك البرنامج فى اكتشاف اى مشاكل فى البيانات للتأكد من إدخالها بطريقه صحيحه, كما يمكننا مساعدتك مجانا فى ادخال البيانات من برامج اخرى ان امكن.

المجموعات

  • إمكانية إنشاء المجموعات المختلفة وتحديد إسم ووصف وخادم مسؤول لكل مجموعة (مثلاً أسرة خدام الإفتقاد, أسرة الترانيم, أسرة الرحلات, الخدام المسؤولون عن إدخال البيانات,…..), وإنساب بعض الأعضاء لها, لتسهيل إدارة ومتابعة هذه المجموعات.
  • أما اذا كنت مسؤول عن أكثر من إجتماع او فصل مدارس احد مثل (اولى و ثانيه و ثالثه إعدادى), يمكن استخدام المجموعات لإدارة خدمتك, لعمل إجتماعات مستقلة او اجتماعات عامه مع سهولة معرفة الغياب فى كل مجموعه محدده.
  • أيضا يمكنك استخدام المجموعات على انها وسوم (كلمات دلالية), وذلك لسهولة الوصول اليها. بعض الخدام يستخدمون وسوم مثل(مسافرون, غير قادرين على الحضور, بيانات ناقصة).
  • يمكنك البحث و عمل تقارير مبنية على المجموعات.
  • يمكنك نقل الأعضاء من مجموعة الى مجموعة اخري بسهولة.

الإجتماعات

  • يمكن إضافة مواعيد الإجتماعات وتفاصيل فقراتها بمنتهى السهولة, وباستخدام شكل النتيجة أو عرضها فى صورة قائمة بيانات.
  • يمكن عمل تسجيل الحضور لأعضاء الإجتماع بسرعة سواء بإستخدام الموبيل أو الكمبيوتر.
  • يمكن الحصول على جدول الحضور والغياب ببساطة.

الإفتقاد

  • يمكنك إضافة إفتقاد للمخدومين (تم بالفعل) مع بعض الملاحظات والتفاصيل (الخادم المُفتقد, تاريخ ووقت الإفتقاد, وطريقة الإفتقاد مثل (مكالمة أو رسالة او زيارة).
  • أما إذا كنت انت المسؤول عن خدمة الإفتقاد فى الإجتماع, يمكنك انت تخطط لعمل إفتقاد لبعض المخدومين, بطرق مختلفة وتوكل هذه الخطط لأكثر من خادم, وعند تنفيذ الخادم للإفتقاد عليه ان يشير علامة تم, وبالتالى تسهل عملية متابعة الإفتقاد جدا.
  • كما يمكنك الحصول على تقرير(من لم يتم إفتقادهم منذ مدة محددة), وتصديره إلى إكسيل.
  • يمكنك بسهولة الإنتقال من عرض البيانات على هيئة جدول الى عرضها فى تقويم (نتيجة) لسهوله رؤية المواعيد و توزيعها على الأيام والشهور.

الرحلات

  • يمكنك بسهوله إضافة الرحله بكل البيانات الأساسيه على البرنامج (المكان, التاريخ والميعاد, مدة الرحلة, قيمة الإشتراك, الخادم المسؤول,…).
  • كما يمكنك إضافة و تحصيل ثمن الإشتراك على مراحل كما يمكن إضافه بعض الأعضاء الى قائمه الإنتظار.
  • يمكنك بسهوله الإنتقال من عرض بيانات الرحلات على هيئة جدول الى عرضها فى تقويم (نتيجة) لسهولة رؤيه المواعيد و توزيعها على الأيام والشهور.

التقارير

يوجد ثلاثه أنواع من التقارير

  1. تقارير عامة, وتحتوي على معظم التقارير المفيدة مثل (أعياد الميلاد, الحضور, الإفتقاد ……).
  2. تقارير إحصائية, وتحتوى على بعض التقارير التحليلية التي تساعدك فى معرفة
    • التوزيع الجغرافى للمخدومين.
    • معدل الحضور للإجتماع خلال السنين او الشهور و معرفه الشهور الأكثر أو الأقل حضورا.
    • معدل المخدومين الجدد المضافين الى خدمتك لمتابعة نمو الخدمة.
  3. تقارير منشأة من خلال البحث المتقدم للأعضاء, حيث يمكنك ببساطة إنشاء تقرير جديد وحفظه في قائمة التقارير وإعادة استخدامه بسهولة مثل
    • الشباب من سن 18-22 و مقيمين في مصر الجديدة.
    • الأعضاء الذين لم يحضروا منذ 100 يوم, وشباب, و موجودين فى مجموعة المسؤولين عن إدخال البيانات.
  • تم إضافة صفحة الملخصات فى بداية البرنامج ويظهر فيها (أعياد الميلاد هذا الشهر, مواعيد الإجتماعات فى هذا الشهر, الأعضاء الغائبون عن أخر إجتماع, الرحلات القادمة, الإفتقادات التى لم تتم هذا الشهر,…), وأهميتها أن تكون هذه المعلومات واضحة دائماً أمام الخدام لتسهيل عملية المتابعة للمخدومين.
  • يمكنك تصدير اى تقرير الى ملف اكسيل او ارسال رسالة نصية للأعضاء فى نتائج التقرير.

التقويم

  • صفحة التقويم العام, والتى تمكنك بسهولة من متابعة الأحداث بصورة زمنية (بشكل نتيجة), فى مكان واحد مثل (أعياد الميلاد,…..).

المستخدمين والصلاحيات

يوجد حاليا ثلاثة من الأدوار فى خدمه إداره الإجتماعات

  • المالك: له صلاحيات عل كل خواص البرنامج بالإضافه الى حذف الحساب او حذف مالك الحساب
  • المدير: له صلاحيات عل كل خواص البرنامج ماعدا حذف الحساب او حذف مالك الحساب
  • الحضور: له جميع الصلاحيات ماعدا
    •  لا يستطيع رؤيه ملخص التقارير
    •  لا يستطيع حذف عضو
    •  لا يستطيع إضافه/تعديل/حذف خادم
    •  ليس له صلاحيات على الإفتقاد
    •  لا يستطيع ارسال SMS
    •  لا يستطيع رؤيه التقارير ماعدا تقرير الحضور
    •  لا يستطيع حذف ميعاد إجتماع
    •  ليس له صلاحيات على الرحلات

قريبا سوف يمكنك من انشاء دور معين بصلاحيات محدده غير الدورين الأساسيين (المدير, الحضور)